Les relations avec les fournisseurs ressemblent bcp à celles avec les clients mais de façon inversée, comme dans un miroir :
• Les achats sont des charges alors que les ventes sont des produits,
• Une facture fournisseur en attente de règlement est une dette alors qu’une facture client est une créance,
• A l’échéance de la facture, l’argent sort de la trésorerie au lieu d’y rentrer.

Le compte est la brique de base de l’architecture comptable : à chaque élément du patrimoine ou de l’activité de l’E correspond un compte dans lequel sont enregistrées les opérations le concernant. Par exemple, il existe un compte pour suivre la valeur du matériel de l’E, un autre pour son compte bancaire, un pour ses ventes… Le nombre de comptes utilisés dépend de la taille de l’E. A titre d’exemple, la version abrégée du PCG, applicable aux plus petites entreprises, prévoit l’utilisation d’une cinquantaine de comptes pour suivre les éléments du patrimoine et d’une trentaine pour l’activité.

La comptabilité est généralement perçue, par les entreprises, comme une contrainte administrative alors qu’elle peut représenter une véritable opportunité en matière d’optimisation de gestion.

La comptabilité est entendue ici au sens de la comptabilité générale, discipline consistant à traduire et à enregistrer dans les comptes de l’entreprise tous les flux monétaires qui la concernent. Toutes les opérations qui en découlent sont donc visées et notamment : la saisie comptable (enregistrement des factures d’achats/ventes, des relevés bancaires, des déclarations sociales et fiscales, etc.), les travaux de révision de comptes et ceux d’établissement des comptes annuels.

Pour que la comptabilité remplisse correctement son rôle d’optimisateur de gestion, elle doit se baser sur une matière première fiable et de qualité. C’est pourquoi il est indispensable de paramétrer correctement le logiciel de comptabilité en amont et notamment de s’assurer de l’absence de doublons (fiches fournisseurs créées deux fois par exemple).

Produire une information utile et en temps voulu nécessite de saisir sa comptabilité régulièrement (ou de faire saisir sa comptabilité si celle-ci est confiée à un expert-comptable). La fréquence peut être journalière, hebdomadaire ou mensuelle. Il est conseillé d’effectuer, à l’issue de chaque vague d’enregistrements comptables, un processus de révision comptable allégé.

Optimiser la gestion de son entreprise ne signifie pas forcément consacrer plus de temps à sa comptabilité. De très nombreux outils permettent de diminuer le temps qui y est consacré. Ils sont regroupés au sein d’une évolution technologique appelée l’automatisation de la comptabilité : récupération automatique des relevés bancaires, enregistrement automatique des écritures de paie, transformation des bons de commande clients/fournisseurs en facture et intégration automatique en comptabilité, création de trames d’écritures comptables, etc.