Les procès-verbaux des assemblées générales d’actionnaires de SA sont très généralement rédigés par le secrétaire de séance.

Ils doivent être signés par les membres du Bureau et par le président de séance.

Toutefois, aucune sanction n’est actuellement attachée au défaut de signature.

Par suite, si l’un des membres du Bureau l’estime nécessaire, il peut refuser de signer le procès-verbal.

La Cour d’appel de Paris (CA Paris 13-1-1976) a jugé que le scrutateur, qui avait refusé de signer les procès-verbaux bien que ceux-ci aient reflété exactement ce qui s’était passé lors des assemblées, avait déclaré avoir voulu ainsi manifester son désaccord, en tant qu’actionnaire minoritaire, sur les conditions de tenue et de vote dans les assemblées.

Un actionnaire nommé scrutateur qui a refusé de signer le procès-verbal ne peut pas utilement, à l’appui de sa demande en annulation de la séance de l’assemblée, se prévaloir de son abstention personnelle pour soutenir que les prescriptions réglementaires et statutaires n’ont pas été respectées selon la Cour de cassation (Cass. com. 1-12-1975 n° 74-13.256).

À l’inverse, il a été jugé que le fait qu’un dirigeant ait signé le procès-verbal de la réunion de l’organe qui l’a révoqué, ne lui interdit pas de contester ultérieurement la procédure de révocation (CA Versailles 4-10-2001 n° 98-5192).

En cas d’assemblée tenue exclusivement par visioconférence ou par des moyens de télécommunication, le procès-verbal peut être signé par signature électronique au moyen d’un procédé fiable d’identification de chacun des membres du Bureau de l’assemblée.

Le procès-verbal doit mentionner que l’assemblée s’est tenue par recours exclusif à la visioconférence ou à des moyens de télécommunication dans les conditions prévues par l’article L 225-103-1.

Rien n’interdit, en outre, de faire signer le procès-verbal par d’autres personnes telles que les administrateurs ou les membres du Conseil de surveillance présents lors de la réunion, ou encore les Commissaires aux comptes, notamment lors de leur désignation.

En cas de désignation d’un huissier, son intervention dans la rédaction et/ou la signature du procès-verbal est fonction de l’ordonnance qui l’a désigné ou a autorisé sa présence.

L’assistance d’un huissier ayant pour mission de prendre note de l’intégralité des débats de l’assemblée générale n’a pas pour effet de décharger les dirigeants de leur obligation de dresser un résumé des débats dans le procès-verbal (CA Paris 26-4-1978).

Aucune disposition légale ou réglementaire ne prévoit de délai pour l’établissement du procès-verbal.

Cette formalité peut donc ne pas intervenir immédiatement après la clôture de l’assemblée, notamment pour permettre la rédaction de cet écrit – et en particulier du résumé des débats – conformément aux prescriptions réglementaires.

Il convient toutefois que ce délai ne soit pas d’une durée telle qu’elle empêche de faire signer le procès-verbal et de le faire figurer sur le registre spécial, ou de respecter les prescriptions relatives à la communication des procès-verbaux.

L’AMF recommande aux sociétés « cotées » de rendre disponible sur leur site un compte-rendu synthétique de l’assemblée dans les deux mois suivant la tenue de celle-ci, et d’établir le procès-verbal dans les meilleurs délais à compter de la mise à disposition de ce compte-rendu et au plus tard dans les quatre mois de l’assemblée.

En cas de transformation d’une SA en SARL, les procès-verbaux d’assemblées générales associés peuvent être inscrits sur le registre spécialement utilisé pour la consignation des procès-verbaux d’assemblées générales d’actionnaires.

Et inversement.

En effet, les formalités prévues par les dispositions réglementaires en matière de conservation des délibérations des assemblées générales sont identiques pour les SA et les SARL, seules certaines mentions à porter sur le registre variant selon la forme de la société.

Les procès-verbaux des assemblées d’associés de SARL sont établis et signés par les gérants et, le cas échéant, par le président de séance.

La désignation d’un secrétaire ne peut pas faire échec à cette disposition, et doit être considérée comme une simple mesure matérielle dont la pratique a pu révéler l’utilité sans qu’aucune conséquence juridique y soit attachée.

S’il est prévu par les textes que le gérant associé établit lui-même le procès-verbal de l’assemblée, et si la présence d’un étranger à la société est en principe interdite lors des assemblées générales, rien n’empêche les associés d’accepter la présence de tiers techniciens ou que le gérant se fasse aider par un secrétaire pour la prise de notes et la mise en forme du procès-verbal (ex : un avocat ou un expert-comptable).

En conséquence, un associé ne saurait obtenir l’annulation d’une assemblée générale à laquelle était présent un tiers non-associé, dès lors que cette présence et la désignation de l’intéressé en qualité de secrétaire de séance ont été implicitement acceptées par la majorité des associés, l’associé demandeur ne prouvant pas par ailleurs que cette présence ait été de nature à influer sur la liberté de vote des associés (CA Pau 25-3-1992).

L’absence de signature du procès-verbal n’est assortie d’aucune sanction (CA Bordeaux 14-5-2013 n° 11/03856).

Dans les SARL composées d’un petit nombre d’associés, il est fréquent en pratique de faire signer tous les associés présents à la réunion, ce qui permet d’éviter toute contestation ultérieure sur le contenu du procès-verbal.

Comme pour les assemblées de SA, il n’est pas prévu de délai pour l’établissement et la signature du procès-verbal, qui doivent donc intervenir dans un délai raisonnable.