Afin de permettre à l’administration fiscale d’exercer ses droits de communication, d’enquête et de contrôle, le Livre des procédures fiscales impose aux sociétés commerciales la conservation de certains documents pendant une durée déterminée et, parfois, sur un support donné.

Les procès-verbaux des assemblées générales sont concernés.

La durée de conservation, à cet effet, est de six ans en principe.

Le refus de communiquer les documents soumis au droit de communication, ou tout comportement faisant obstacle à la communication, ou l’absence de tenue de ces documents ou leur destruction avant les délais prescrits, entraîne l’application d’une amende de 5 000 €.

Cette amende s’applique y compris si l’absence de communication résulte du défaut de conservation des documents pendant le délai légal, et si elle ne concerne qu’une partie des documents sollicités.

Il a été jugé que lorsqu’une société refuse, par le biais de son représentant légal, de communiquer à l’administration fiscale ses livres et documents comptables, l’amende ne peut être infligée qu’à la société, personne morale contrevenante.

Aucune disposition législative expresse ne permet d’étendre son application au représentant légal, en tant que personne physique (CAA Paris, 30-6-2010 n° 08-3905).

L’amende est écartée lorsque ces agissements constituent une opposition au contrôle fiscal entraînant une évaluation d’office et punie de sanctions fiscales et pénales propres, ou une opposition volontaire à l’accomplissement des fonctions des agents des finances publiques.

Au titre du droit de communication permanent, la société doit être en mesure de communiquer, à toute époque et donc en dehors de toute réunion d’une assemblée générale, aux associés et aux actionnaires certains documents sociaux pour les trois derniers exercices, ce qui suppose que ces documents soient conservés au moins pendant cette durée.

Une décision prise par l’assemblée générale peut être annulée pendant un délai de trois ans à compter du jour où la nullité est encourue.

Il est donc utile de conserver les documents relatifs à l’adoption d’une décision collective afin de prouver, le cas échéant, que la cause de nullité invoquée est inexistante, par exemple en établissant qu’elle a satisfait à toutes ses obligations en matière de convocation et de tenue de l’assemblée litigieuse.

Cette preuve incombe à la société car c’est à celui qui se prétend libéré d’une obligation d’en rapporter la preuve.

Le délai de trois ans court à compter du jour où la nullité est encourue, ce qui ne coïncide pas nécessairement avec la date de l’assemblée contestée.

Par ailleurs, l’exception de nullité est perpétuelle.

Une conservation des documents limitée aux trois ans qui suivent l’assemblée peut donc s’avérer insuffisante.

Le droit des sociétés prévoit parfois des prescriptions plus courtes, avec des points de départ spécifiques, pour l’annulation de certaines opérations (exemple : fusion, scission, apport partiel d’actif soumis au régime des scissions, augmentation de capital).

Les procès-verbaux constatant les décisions collectives peuvent être utilisés comme mode de preuve dans le cadre d’un contentieux ; leur conservation s’impose donc à ce titre.

Les actions personnelles ou mobilières (dont les actions en responsabilité civile contractuelle ou extracontractuelle) se prescrivent par cinq ans, que le litige soit de nature civile ou commerciale.

S’agissant des actions réelles immobilières, sont imprescriptibles toutes les actions liées aux attributs du droit de propriété (telle par exemple l’action en revendication) tandis que les autres actions réelles immobilières, c’est-à-dire celles qui ont pour objet la reconnaissance ou la protection d’un droit réel, sont prescrites par trente ans.

En pratique, les registres d’assemblées sont généralement conservés depuis l’origine de la société.