Dans une SA, le procès-verbal de l’assemblée doit comporter les mentions suivantes :

–  la date et le lieu de la réunion ;

–  le mode de convocation ;

–  l’ordre du jour ;

–  la composition du bureau ;

–  le nombre d’actions participant au vote et le quorum atteint ;

–  les documents et rapports soumis à l’assemblée ;

–  un résumé des débats ;

–  le texte des résolutions mises aux voix ;

–  le résultat des votes.

En cas d’assemblée tenue exclusivement par visioconférence ou par des moyens de télécommunication, le procès-verbal peut être signé par signature électronique au moyen d’un procédé fiable d’identification de chacun des membres du bureau de l’assemblée.

Le procès-verbal doit mentionner que l’assemblée s’est tenue par recours exclusif à la visioconférence ou à des moyens de télécommunication dans les conditions prévues par l’article L 225-103-1.

Le procès-verbal doit en outre faire état de la survenance éventuelle d’un incident technique relatif à la visioconférence ou à la télécommunication électronique lorsqu’il a perturbé le déroulement de l’assemblée.

Il doit enfin contenir l’avis des titulaires d’actions à dividende prioritaire sans droit de vote lorsque ceux-ci ont été réunis en assemblée spéciale.

Si, à défaut du quorum requis, une assemblée ne peut pas délibérer régulièrement, le Bureau de cette assemblée doit en dresser procès-verbal.

Le respect de cette obligation est important car la constatation de ce que le quorum requis n’a pas été atteint sur première convocation permet de justifier une convocation de l’assemblée selon les modalités simplifiées prévues pour les assemblées tenues sur deuxième convocation.

Si les actionnaires appelés à être scrutateurs n’acceptent pas cette fonction, il est opportun de le mentionner dans le procès-verbal.

L’AMF recommande aux sociétés « cotées » qui sont dans l’impossibilité de mettre en place un Bureau comprenant un président et deux scrutateurs d’expliquer dûment la situation dans le procès-verbal de l’assemblée.

Le nombre d’actions participant au vote et le quorum atteint doivent figurer au procès-verbal dans les SA.

En cas d’exclusion pour le calcul du quorum des actions privées de droit de vote pour certaines résolutions seulement, il convient, à notre avis, d’en faire mention dans le procès-verbal.

En cas d’assemblée mixte, il convient de faire ressortir sur le procès-verbal que le calcul du quorum a été effectué conformément aux règles requises pour l’adoption de chaque résolution selon la nature – ordinaire ou extraordinaire – de celle-ci.